Trong tiếng Nhật có một từ thợ rèn rất thích đó là Omotenashi, từ này thợ rèn cũng không biết từ nào trong tiếng Việt có thể dịch thấu đáo trọn nghĩa, cơ mà nếu cho phép thợ rèn chọn thì chắc thợ rèn sẽ chọn từ hiếu khách. Tinh thần này được xuất phát từ trà đạo Sadou (茶道). Ba tinh thần cốt lõi của omotenashi đó là:
- Phục vụ bằng cả trái tim
- Phục vụ vượt trên cả kỳ vọng của khách hàng
- Phục vụ mang lại giá trị cho xã hội
Ở Nhật sẽ không khó để có thể trải nghiệm phong cách phục vụ omotenashi, đặc biệt khi các bạn ghé thăm những ryokan (旅館), những khách sạn hay nhà hàng mang phong cách Nhật. Hồi trước, tiền bối (sempai) thợ rèn có tổ chức lễ cưới tại khách sạn nọ. Trong lễ cưới, có một đội quay phim biên tập video, mọi người sau khi theo dõi hết chương trình đến cuối buổi thì vô cùng bất ngờ khi thấy một video quay toàn cảnh của buổi lễ cưới hôm đó với tên của những người tham dự được chiếu lên. Họ làm rất nhanh chuyên nghiệp khiến những người tham gia hết sức bất ngờ về tốc độ và sự chỉn chu của video. Rồi mấy năm sau, khách sạn vẫn gửi thư mời về nghỉ tại khách sạn kỷ niệm ngày cưới, sempai thợ rèn đã phải thốt lên “tại sao họ có thể có được dịch vụ tuyệt vời tới vậy?”.
Quay lại những năm 1964, hồi mà Nhật đăng cai tổ chức thế vận hội mùa hè Tokyo Olympic 1964, các hãng xe taxi của Nhật được trang bị hệ thống cửa mở tự động. Khách không cần mở cửa, đến gần là cửa tự động mở ra mời khách lên xe.
Có dịp thợ rèn có ghé quán ăn Nhật tại một khách sạn nọ ngồi ăn trưa với bác người quen. Thợ rèn trên đường từ Tokyo ghé qua Nagoya nên có mang theo ba lô. Vào quán, thợ rèn được mời vào khu bàn ăn. Dưới bàn ăn để sẵn một cái giỏ nhỏ để đựng hành lý. Thợ rèn đặt cái ba lô vào, chị nhân viên phục vụ mới mang tới một cái khăn có trang trí hoa văn Nhật, lặng lẽ phủ lên trên chiếc ba lô. Một hành động nho nhỏ như thế nhưng cũng khiến thợ rèn vô cùng ấn tượng. Nếu nói là chỉ một hành động nhỏ thì có lẽ là chưa được chuẩn lắm, mà đúng ra sẽ là sự chỉn chu tới cả những việc nhỏ nhất mới là cách diễn tả cho tinh thần omotenashi của người Nhật.
Sẽ vất vả nếu chúng ta nghĩ việc phục vụ đó là nghĩa vụ, nhưng sẽ thực sự thú vị và hạnh phúc nếu ta nghĩ những gì ta phục vụ là tinh thần cống hiến, mang đến giá trị cho khách hàng, gián tiếp mang lại giá trị cho cộng đồng. Thợ rèn thích và nể phục văn hóa Nhật Bản ở điểm này, và suy nghĩ liệu trong công việc mình có thể thể hiện tinh thần omotenashi được hay không?
Cá nhân thợ rèn nghĩ là có. Làm bất kể việc gì đều có thể thể hiện tinh thần omotenashi nếu mình để tâm mình vào trong đó, cho dù đó chỉ là một việc nho nhỏ mà thôi. Trong giới hạn bài viết này, thợ rèn chia sẻ ba ghi chú nhỏ, có thể đâu đó giúp ích tới các bạn trong công việc làm việc với excel.
1. Cái thừa hãy bỏ
Thợ rèn lấy ví dụ một file excel gồm có 3 sheet như ảnh phía dưới. Hai sheet có chứa nội dung nhưng có 1 sheet không có nội dung gì. Khi chúng ta chuyển file này cho đối tác, nhiều khả năng họ sẽ mở sheet này lên xem, nhưng thật không vui nếu sheet này lại không có nội dung gì, chỉ là một trang trắng tuếch. Trong trường hợp này, ta có thể xem file mình gửi đi có nội dung nào thừa không cần người khác phải kiểm tra hay không? Chỉ một bước nhỏ như vậy thôi cũng cho thấy tinh thần omotenashi của bạn đối với người nhận thông tin rồi đó.
2. Thiết lập trang in sẵn
Tài liệu khi trao đổi đôi lúc cần phải được in ra. Có không ít lần thợ rèn sau khi in mới phát hiện ra mình in thừa những nội dung không cần thiết, hoặc nội dung nhẽ ra quay ngang trang in thì in trọn vẹn trong 1 tờ A4, nhưng lại để mặc định in dọc thành ra nội dung bị phân tách làm 4 trang, mỗi trang có một mẩu thông tin. Suy nghĩ tới việc này, trường hợp có khả năng đối phương sẽ in trang tin, trước khi gửi đi mình có thể thiết lập trang in, phạm vi in, xoay sẵn trang in theo hướng phù hợp, chọn bề rộng trang in được gói trong 1 trang…Việc này cũng không khó và không quá tốn thời gian, nhưng khi làm việc với người khác nếu để ý tới những điều nho nhỏ này thì ắt hẳn năng lực omotenashi sẽ được tăng lên một cách đáng kể.
3. Phân biệt khu vực nhập dữ liệu và khu vực nhập hàm số
Khi làm việc với excel thông thường có hai vùng, vùng nhập dữ liệu là vùng ta nhập tay dữ liệu, vùng thứ hai là vùng tính toán. Ví dụ trong hình phía dưới, đơn giá, số lượng là vùng nhập liệu, cột thành tiền là cột tính toán. Nhiều trường hợp vô tình thợ rèn bấm nhầm vào vùng tính toán và nhập trực tiếp số liệu vào đó, một lát sau khi có thay đổi thông số đầu vào mà kết quả vùng tính toán vẫn không có sự thay đổi. Để tránh việc này, trong quá trình làm việc với excel thợ rèn phân làm hai khu riêng biệt. Vùng nhập liệu để màu đen, vùng tính toán (vùng có sử dụng hàm số hoặc tham chiếu tới các vùng khác) thì để chữ màu xanh. Cách làm thì tùy theo sở thích, các bạn có thể linh động thay đổi, miễn sao có thể làm rõ sự khác biệt là ok.
Trên đây thợ rèn vừa giới thiệu sơ qua ba điểm lưu ý các bạn có thể áp dụng ngay vào trong công việc với excel để thể hiện omotenashi với người nhận tài liệu. Trong quá trình làm việc, các bạn hoàn toàn có thể ghi chú lại những cách làm hay từ những người đồng nghiệp, những đàn anh, đàn chị trong công ty để bản thân có sự tiến bộ hơn và dần trở thành người thực hiện được tinh thần omotenashi ngay cả từ những chuyện nhỏ nhất các bạn nhé.
#2255 By Thợ rèn