Trong công ty thợ rèn công ty được phân làm các phòng ban, các phòng ban lại được phân tách thành những nhóm nhỏ. Trong nhóm nhỏ sẽ có người cấp bậc cao, dày kinh nghiệm tổng hợp nội dung làm việc để trao đổi với những bộ phận liên quan và làm việc với cấp trên. Hình thù thì có thể tưởng tượng như một kim tự tháp, đôi lúc nhân viên phía dưới cũng có thể trao đổi trực tiếp với cấp trên nhưng thông thường thông qua cấp trên trực tiếp của mình thì công việc sẽ suôn sẻ hơn. Thông qua cấp trên của mình vừa để họ nắm được thông tin, cũng phần vì để bảo vệ mình. Trong công ty Nhật, khi có vấn đề xảy ra, trách nhiệm liên đới sẽ bị truy cứu và thường người cấp trên trực tiếp của mình sẽ bị bổ đầu hỏi chuyện. Khi thợ rèn làm việc và có báo với cấp trên trực tiếp, thông thường khi có chuyện cấp trên của thợ rèn sẽ giang tay và đỡ hết cho thợ rèn khi có những phàn nàn từ các cấp cao hơn. Thợ rèn chưa có mấy khi bị vậy, nhưng nhìn xung quanh thì có thể suy ra được như thế.
Dạo gần đây thợ rèn cũng có được làm việc với các phòng ban khác, và một số dự án có tham gia cùng với trưởng nhóm và trưởng phòng để cùng nắm thông tin, chứ không đơn thuần là chỉ nhận chỉ thị như hồi mới vào công ty. Bữa trưởng phòng mới nhắn trưởng nhóm (trưởng nhóm là cấp trên thợ rèn) về tiến độ của dự án đang chạy, trong đó có CC thợ rèn vào. Phụ trách trực tiếp là thợ rèn nên những nội dung liên quan thợ rèn có thể miêu tả rất chi tiết, từ việc cắt sản phẩm nào, dùng dao loại nào, kết quả cắt như thế nào, khả năng sử dụng của phương pháp gia công đang cân nhắc là như thế nào, nhưng khi thấy trưởng nhóm của thợ rèn báo cáo, thợ rèn mới thấy có một sự khác biệt rất rõ trong cách cung cấp thông tin cho trưởng phòng.
Trưởng nhóm của thợ rèn báo như thế này:
Phương pháp gia công của nhà cung ứng A không dùng được do lỗi mặt cắt, do đó phương án lựa chọn đầu tư lần này chỉ còn có nhà cung ứng B là có thể đáp ứng về mặt kỹ thuật. Hiện tại sẽ đề nghị báo giá và yêu cầu rút ngắn thời gian giao hàng ở mức tối đa.
Tuy nhiên, theo thông tin mới nhận được cứ đểm Z sang năm dự kiến sẽ dư ra 5 máy về năng lực, nên sản phẩm đang cân nhắc thay vì sản xuất ở cứ điểm Y thì có thêm một lựa chọn khác đó là chuyển sang cứ điểm Z, hoặc chuyển máy từ cứ điểm Z qua cứ điểm Y thay vì mua máy mới.
Trong khi đó trong đầu của thợ rèn thì có những thông tin như thế này:
Phương pháp gia công mới đã thử trên máy của nhà cung ứng A, nhưng kết quả không được khả quan. Sau 2 lần cắt, dao đã bị gãy, chất lượng mặt cắt không ổn đinh và có dấu hiệu bị bong keo.
Trục quay hiện tại chỉ có thể áp dụng cho số vòng quay thấp, không thể cho dao chạy ngược chiều kim đồng hồ, muốn nâng cao độ cao gia công và linh động trong gia công cần thay đổi cơ cấu trục quay.
Hiện tại máy dùng hệ điều khiển FANUC, số chương trình gia công có thể nạp tối đa là 1, so với máy của hãng B thì đang thua hơn về mặt XYZ…
Các bạn có thể thấy sự khác biệt không? Thợ rèn có thông tin về kỹ thuật và nội dung gần với hiện trường, nhưng thực tế đó là thông tin mà trưởng nhóm thợ rèn cần, còn trưởng phòng thì lại không cần quá chi tiết đến vậy, mà trưởng phòng chỉ muốn biết là hai nhà cung ứng A và B bên nào có ưu thế hơn? Từ đó phương án đầu tư cho năm tới là gì? Những phương án nào có thể cân nhắc tới và cần phải trao đổi với cứ điểm nào, bộ phận nào trong công ty để dự án có thể được đẩy đi theo đúng kế hoạch?
Trưởng nhóm của thợ rèn đã gom tất cả nội dung của thợ rèn lại bằng một câu kết luận, nhà cung ứng A không đáp ứng yêu cầu kỹ thuật, nên chỉ có nhà cung ứng B có thể thoả mãn. Sau đó đưa ra các thông tin tầng trên đó chính là tình hình năng lực của cứ điểm khác. Thợ rèn chưa có được thông tin này, mà cá nhân thợ rèn cũng không nghĩ mình cần phải đi lấy thông tin này để báo cáo. Đó là sự khác biệt. Những người ở tầng cao hơn, họ sẽ nhìn vấn đề ở những góc độ khác nhau để sao cho nội dung báo cáo, liên lạc trao đổi phù hợp với người mà mình làm việc.
Qua email trao đổi thợ rèn mới nhớ lại câu chuyện có trong cuốn sách về Toyoya. Tại đó họ có viết một ý, đó là khi làm việc hãy thử đứng trên lập trường của cấp trên, nếu được hãy đứng trên hẳn hai bậc để suy nghĩ và làm việc. Đúng vậy, những thông tin mà trưởng nhóm đưa ra, thợ rèn có thể có được nếu đi hỏi đại diện của các cứ điểm khác hoặc đại diện của các phòng ban khác, chỉ có điều là thợ rèn đã không nghĩ tới, và thợ rèn đã không đi hỏi. Nếu thợ rèn làm được điều này, chắc chắn về vai trò trách nhiệm kỹ thuật thợ rèn vẫn được đánh giá tốt, đồng thời thợ rèn cũng sẽ nhận được sự tín nhiệm của cấp trên, vì ít nhất sự phù hợp trong cách sử dụng và nhìn nhận thông tin gần hơn với cấp trên trực tiếp và cả cấp trên vài bậc.
Khi viết về vấn đề này thợ rèn mới lại nhớ về một khái niệm đó và khái niệm cây và rừng. Khi làm việc thì cần nhìn rừng, không nên chỉ có nhìn cây. Cây tượng trưng cho một vấn đề chi tiết cụ thể, rừng là quần thể bao gồm nhiều cây, tức có thể hiểu là vấn đề tổng thế. Ý là không nên quá quan tâm tới những vấn đề chi tiết, tiểu tiết mà quên đi mất cái nhìn tổng thể. Cơ mà khi đọc báo cáo hàng tuần từ trưởng nhóm, trưởng phòng, giám đốc kỹ thuật, giám đốc chi nhánh, thợ rèn lại nhận thấy rằng, khái niệm rừng lại được phân chia khá là khác nhau tuỳ theo cấp bậc mà họ đảm trách. Càng lên cao phạm vi của khu rừng càng rộng.
Thực tế, càng ở thứ bậc cao hơn, các câu từ được sử dụng trong bản báo cáo càng khác nhau, nội dung báo cáo và độ sâu cũng có sự tỷ lệ nghịch với nhau. Nếu tới giám đốc kỹ thuật thì nội dung chính quay quanh kỹ thuật và có nói tới một vài thông tin liên quan tới phòng ban và tổng tất cả các project đang chạy, nhưng khi sang báo cáo của giám đốc chi nhánh tại cứ điểm nước ngoài, nội dung đã rộng hơn nhiều, bao gồm các vấn đề kỹ thuật, vấn đề nhân sự, vấn đề chất lượng, tình hình xuất nhập cảnh, lợi nhuận và doanh số, vấn đề án toàn… Sự khác biệt này là rất rõ ràng và rất dễ nhận ra nếu ta để tâm đọc báo cáo một chút.
Cá nhân thợ rèn khi đọc được những bản báo cáo này, thường lập một file để lưu tất cả những từ mà mình chưa biết, đặc biệt đối với những cấp quản lý phía trên, khi họ dùng các khái niệm hoặc những nội dung mà lần đầu thợ rèn nghe thấy. Thợ rèn làm việc này, phần để quen với những điều chưa biết, phần để nắm được khi làm viêc với sếp ở tầng nào thì mình cần lưu tâm tới những nội dung nào. Nếu nói chuyện với sếp trực tiếp vấn đề kỹ thuật càng chi tiết càng tốt, nếu nói với sếp trên thì kỹ thuật chỉ nên nói ngắn gọn, thứ cần ưu tiên nên là kế hoạch có trễ hay không? Hệ quả từ vấn đề kỹ thuật là gì? Những nội dung gì cần sếp hỗ trợ… Nói là đứng trên lập trường của cấp trên hai bậc để làm việc, nhưng mình đã làm sếp đâu mà biết, vậy nên chỉ có thể biết gián tiếp thông qua những cuộc trao đổi email hoặc những bản báo cáo như thợ rèn vừa kể ở trên.
Điều này thợ rèn nghĩ ai cũng có thể làm được nếu để ý, và sẽ rất có ích trong việc vừa phát triển bản thân vừa tạo niềm tin với cấp trên đồng thời giúp cho sự tiến bộ của bản thân được thúc đẩy nhanh hơn. Ngày mai khi được hỏi việc sếp giao hôm nọ em làm tới đâu rồi, các bạn đừng như thợ rèn thao thao bất tuyệt về việc mình đã làm, hãy tặng thêm cho sếp một vài thông tin mà bạn cho rằng sếp sẽ cần tới nhé.
#0- By thợ rèn một ngày bị quê