Cuộc sống của chúng ta là một chuỗi các quyết định. Quyết định ra ngoài đi chơi hay ngồi nhà nghe nhạc và viết bài. Quyết định sẽ hoàn thành nốt công việc hôm nay hay tạm dừng mai xử lý tiếp. Quyết định tiếp tục làm việc tại công ty này hay sẽ tìm một nơi làm việc mới để thử sức bản thân. Ở mỗi thời điểm đều xuất hiện các lựa chọn, nhiều trong số các lựa chọn đó được quyết định theo trực giác mà đúng hơn là tiềm thức. Tuy vậy có những trường hợp thợ rèn cảm thấy khá khó để đưa ra quyết định, có những trường hợp các thông tin trong đầu lộn xộn không sao sắp xếp để đưa ra quyết định khiến bản thân thợ rèn và những người xung quanh cảm thấy hài hoà nhất.
Bài hôm nay thợ rèn chia sẻ về một ví dụ thực tế về việc quyết định có rời chuyến công tác hay không từ đó rút ra các bài học khi quyết định.
Vấn đề xuất hiện
Thợ rèn có chốt thời gian đi công tác tỉnh Toyama nằm ở bờ tây Nhật Bản vào ngày 26 tháng 12 năm nay. Do nơi làm việc cách nơi công tác khá xa nên cần di chuyển và lưu trú trước đó một ngày. Lịch trình dự định là 25 di chuyển và 26 thăm công ty đối tác. Lịch trình này đã được sắp xếp cách đây hơn 3 tuần. Chuyến đi công tác này ngoài thợ rèn còn có cấp trên, 2 đối tác khác tại Osaka (thành phố cũng cách Toyoma chừng 3 giờ đi tàu điện).
Nhật Bản tháng 12 thường có tuyết. Phía Bắc và bờ Tây Nhật Bản thường có tuyết nhiều hơn các khu vực khác. Năm ngoái thợ rèn nhớ đúng ngày 25/12 đêm noel ở chỗ thợ rèn cũng có tuyết và thường thì trong tháng 12 nhiều nơi trên nước Nhật sẽ có đợt tuyết đầu tiên 初雪 . Tuyết không phải chuyện quá lớn, nhưng nếu có bão tuyết thì sẽ có vấn đề. Vì khi có bão tuyết xe ô tô sẽ bị tắc trên đường cao tốc, còn tàu điện thì có thể phải dừng để đảm bảo an toàn.
Bữa qua ngày 22/12 đối tác email qua bảo thợ rèn rằng hiện tại chuyến tàu di chuyển tới nơi công tác tạm ngừng không chạy, ngày 25 không biết tình hình thế nào, phía thợ rèn có chốt vẫn đi công tác theo lịch trình cũ không? Thật cảm ơn họ đã liên lạc vì thợ rèn vẫn đinh ninh mọi chuyện không có vấn đề gì cả, dù có nghe có tuyết rơi thật nhưng tại Nhật Bản thợ rèn vẫn nghĩ đó là chuyện bình thường. Tuy vậy trường hợp này là có vấn đề vì toàn bộ chuyến tàu hai chiều họ đã dừng và những người liên quan thuộc công ty khác nên họ cũng cần phải có phương án sớm để có kế hoạch di chuyển phù hợp. Nếu coi công việc là một trận bóng thì bóng đang tới chân thợ rèn, thợ rèn cần quyết thì thế trận mới tiếp tục được triển khai.
Sự đắn đo xuất hiện
Thực tế thợ rèn có ý định sẽ lùi lịch công tác lại qua tháng 1. Tuy nhiên đó không phải là quyết định được cân nhắc một cách cụ thể mà nó chỉ là một mong muốn trong suy nghĩ của thợ rèn. Phần cũng là do tài liệu chuẩn bị chưa được chu đáo, tình hình corona cũng đang tăng cao, ngay group thợ rèn đã có 4/13 người mắc, chẳng may đi công tác về dính covid thì cũng hơi ngại. Thợ rèn nói với sếp, thì sếp bảo sếp muốn đi và hoàn thành trong tháng 12.
Thợ rèn nghĩ sếp đã muốn trong tháng 12 thì mình sẽ chiều và xem trong tháng 12 có thực sự là quyết định hợp lý hay không hay quyết định lùi tới tháng 1 như trong suy nghĩ của thợ rèn sẽ phù hợp hơn. Vậy là đề bài đã được sáng tỏ và thợ rèn bắt tay vào để cân nhắc đưa ra quyết định.
Quá trình đưa ra quyết định
Thực ra thợ rèn không có quy trình cụ thể nào để đưa ra quyết định. Quy trình ở đây có nghĩa là một format mà ta sẽ dùng nó để đối chiếu. Thợ rèn nói mình chưa có quy trình là vì mỗi lần đưa ra quyết định một là sẽ tự phán đoán không theo phương thức nào cả, hai là mỗi lần lại sử dụng các cách khác nhau, ít khi nào dùng lại hoặc rút tỉa cho mình cách tốt nhất rồi sau đó áp dụng cho những lần sau.
Lần này cũng không phải ngoại lệ. Thợ rèn ngồi xuốn rồi lôi excel ra ngồi cạch cạch và viết lại như thế này
| 25/12 | 26/12 | 27/12 | 28/12 | 29/12 | |
| Sếp | OK | OK | OK | OK | OK |
| Đối tác A | ▲ | ▲ | OK | OK | NG |
| Đối tác B | NG | ▲ | OK | OK | NG |
| Thời tiết (High/Low/%) | 5/-1 tuyết 80% | 4/2 tuyết 60% | 5/1 mây | 6/2 mưa 40% | 6/1 tuyết 30% |
| Tàu điện | Có thể dừng | Chưa rõ | Chưa rõ | Chưa rõ | Chưa rõ |
| Khách sạn | Ok | Ok | Ok | Ok | Ok |
| Ghi chú khác | Đối tác muốn đổi | Đối tác muốn đổi | Chốt ngày này | Cân nhắc ngày dự bị | Đối tác nghỉ lễ |
Thợ rèn ngồi gạch gạch đầu dòng làm xong cái bảng, sau đó lấy thông tin thời tiết, tàu điện và check phòng khách sạn. Tiếp theo là chạy sang chỗ sếp lấy thông tin. Cuối cùng là gọi điện cho 2 đối tác A và B. Thực ra là thợ rèn gọi cho đối tác A trước, sau khi kết thúc cuộc gọi thì thợ rèn thấy cuộc gọi nhỡ từ đối tác B. Lúc này bảng thông tin đã khá đầy đủ, chỉ còn thông tin của đối tác B. Do đã trao đổi thông tin với sếp nên cuộc gọi với đối tác B cũng là cuộc gọi để thợ rèn đưa ra quyết định lùi lịch công tác từ 26 sang ngày 27. Và đề nghị ngày 28 sẽ là ngày dự bị. Trường hợp tuyết quá lớn thì trước đó một ngày xin được gọi điện thông báo lại. Và các bên đã thống nhất phương án này.
Tạm thời bỏ qua nội dung cái bảng kể trên vì thợ rèn nghĩ nó còn khá sơ xài, cơ mà khi chỉ có chừng 30 phút để chốt phương án để mang lại sự hài hoà cho tất cả các bên thì cái bảng chưa được hoàn thiện như trên có thể tạm chấp nhận được. Thợ rèn cảm thấy khá thoải mái sau quyết định này và cảm giác mọi thứ không còn mơ màng như trước khi ra quyết định. Có thể đây là một dấu hiệu cho thấy cái bảng này là một cách ra quyết định tốt.
Nhìn lại quy trình
Bài học số 1: Không để thông tin trong đầu
Thợ rèn nghĩ nguyên nhân dẫn đến sự mơ màng rồi khiến mình rối ren xoay quanh câu hỏi “phải chốt như thế nào đây?” đó là để mọi thông tin trong đầu. Vậy nên bước đầu tiên nên làm đó là cầm bút viết ra hoặc mở máy tính lên và viết ra những thứ đang có trong đầu. Cá nhân thợ rèn có mang theo giấy nhớ bên người nên trường hợp cần thiết thay vì viết vào sổ ghi thợ rèn thường viết vào giấy nhớ. Giấy nhớ có lợi điểm đó là có thể thay đổi vị trí linh hoạt nhờ đó, sau khi vạch ra các thông tin theo kiểu có gì viết nấy thì có thể phân nhóm lại để nhìn thấy vấn đề rõ ràng hơn.
Khi vạch ra thông tin thợ rèn nghĩ có một số từ khoá sau có thể có ích:
- Những người có liên quan là ai?
- Những yếu tố chi phối quyết định là gì? (–> Quan trọng)
- Các điều kiện ràng buộc là gì (ngày giờ?)
- Các lựa chọn có thể cân nhắc là gì?
Bài học số 2: Phân loại thông tin ta chủ động và thông tin ta phụ thuộc
Có những thông tin ta hoàn toàn có thể tra cứu được ví dụ như thời tiết, tàu điện, lịch trình làm việc của mình, hoặc thông tin khách sạn như ở bảng trên. Thông tin ta chủ động thì ta hoàn toàn có thể tìm kiếm được và đưa vào trong mục cân nhắc.
Có những thông tin ta không chủ động và phụ thuộc vào đối phương. Thông tin này thì cần xác nhận qua việc gặp gỡ trực tiếp hoặc các cuộc gọi điện hay email. Thông tin này cá nhân thợ rèn để sau cùng nhưng trường hợp xác nhận các thông tin chủ động tốn nhiều thời gian thì việc ưu tiên xác nhận trước tình hình của đối phương cũng là cách làm hợp lý.
Thông tin sau khi được phân loại, ta có thể gắn thêm thứ tự ưu tiên. Ví dụ những yếu tố mang tính quyết định thì cho lên đầu, những cái ít quan trọng hơn thì đẩy xuống dưới. Trường hợp cần quyết định theo cách định lượng thì có thể để trọng số lớn cho những yếu tố quan trọng, những yếu tố ít quan trọng hơn thì đặt trọng số nhỏ hơn.
4 cái gạch đầu dòng trong bài học số 1 sẽ là những thứ thợ rèn sẽ lưu lại để khi cần thiết phải đưa ra các quyết định hơi phức tạp. Các bạn nếu có trải nghiệm nào đó mà mình cảm thấy thoải mái một chút thì cũng hãy thử ngồi xuống viết lại đôi dòng và nhặt ra cho mình những nguyên tắc giúp tái hiện những thành công đó trong những lần sau nhé.
— By Thợ rèn —