Khi làm việc thợ rèn nhiều khi thấy tiếc thời gian. Làm một việc thì thấy không bõ. Làm hai việc cùng lúc đôi khi không tập trung được. Cuối cùng chẳng việc nào thành, rồi lại ngồi trách bản thân làm việc không tốt. Có hôm lên công ty đang suy nghĩ làm sao để có phương án gia công tốt hơn, nhưng cứ mỗi lần email tới là tự dưng thợ rèn lại muốn xông vào bật lên xem. Cứ như vậy làm nhiều việc một lúc có những dạo khiến thợ rèn cảm thấy vô cùng stress vì thành quả tạo ra được ít. Nhưng nay thợ rèn đã dần ngộ ra, làm một việc một lúc hay làm nhiều việc một lúc không phải là vấn đề, mà vấn đề là phân loại công việc. Nhờ phân loại công việc mà mình có thể kết hợp chúng một cách hợp lý. Nhờ kết hợp hợp lý mà ta có thể tối ưu thời gian mà vẫn đạt được hiệu quả.
Có hai loại công việc
Công việc thợ rèn tạm phân ra làm hai. Loại thứ nhất là công việc theo thói quen. Loại thứ hai là công việc suy nghĩ. Công việc theo thói quen là việc không cần suy nghĩ, cơ thể đã nhớ được cách làm và có thể vận hành một cách vô thức hoặc gần vô thức. Ví dụ đánh răng, ví dụ viết ghi chú, nghe nhạc, trò chuyện (xã giao) với bạn bè. Những việc này đầu óc sẽ không cần phải nghĩ phải đặt bàn chải ở đâu? Cọ răng như thế nào? Đương nhiên ban đầu sẽ cần phải học, nhưng ngày nào cũng thực hiện thì một lúc nào đó cơ thể nhớ và vận hành một cách vô thức. Như ngày xưa thợ rèn học tiếng Nhật, để viết được một chữ Nhật phải ghi nhớ và thật tập trung mới viết ra được. Nhưng nay việc viết chữ không quá khó. Thợ rèn có thể viết một cách tự nhiên. Trường hợp này việc viết ghi chú có thể phân làm công việc theo thói quen.
Ngược lại công việc suy nghĩ là công việc cần dùng tới bộ não. Cần thời gian suy nghĩ, cần tốn năng lượng. Ví dụ đọc sách, thiết kế mạch điện, thiết kế linh phụ kiện, cân nhắc phương án chuyển máy, cân nhắc phương án xây căn nhà mới, cân nhắc giữa mua xe của hãng A hay hãng B… Những việc này ta ít làm hơn. Ta ít kinh nghiệm hơn. Não bộ cũng ít thông tin. Muốn cho ra được kết quả cần dành năng lượng để tổng hợp những kiến thức đã biết để cho ra kết quả. Trường hợp chưa có kiến thức để tổng hợp, chúng ta còn phải mất công đi gom về.
| Công việc theo thói quen | Công việc cần suy nghĩ |
| Ví dụ: Đánh răng, ghi chú | Ví dụ: Đọc sách, làm báo cáo |
| Não bộ không tốn nhiều năng lượng, cơ thể đã từng làm nhiều việc này | Não bộ cần năng lượng để làm việc, cơ thể ít làm những việc này hơn |
| Não bộ có thể chấp nhận đa nhiệm với những việc này | Não bộ khó chấp nhận đa nhiệm, dễ bị quá tải |
Bí kíp kết hợp công việc
Ai mà làm phiền lúc thợ rèn đang suy nghĩ, thợ rèn sẽ nổi giận. Dẫu biết việc này khiến mình không được dễ thương lắm. Điều này là phản ứng khá bình thường, bởi não bộ có khả năng quá tải. Khi quá tải thì cơ thể phản ứng để bảo vệ chính mình.
Nếu vậy khi làm việc, không cần gò bó về suy nghĩ single task hay multitask, thợ rèn nghĩ nếu có thể tuân theo ba nguyên tắc sau thì công việc hiệu quả vừa cao, mà não bộ cũng không quá tải.
- Nguyên tắc 1: Trước khi bắt đầu công việc luôn phân loại công việc theo hai nhóm Công việc theo thói quen hay Công việc suy nghĩ?
- Nguyên tắc 2: Việc cần suy nghĩ tuyệt đối không kết hợp làm cùng một lúc. Trường hợp này ưu tiên Single Task. Nếu muốn Multitask thì chỉ kết hợp việc cần suy nghĩ với việc thói quen.
- Nguyên tắc 3: Công việc theo thói quen, có thể gom lại nhiều việc và làm cùng lúc
Thợ rèn lấy ví dụ, cho việc kết hợp giữa việc suy nghĩ và việc theo thói quen. Hằng ngày chiều đi làm về từ công ty thợ rèn thường đi bộ. Đi bộ là công việc theo thói quen. Nếu chỉ làm việc theo thói quen, đôi lúc thợ rèn thấy tiếc thời gian. Nên những lúc này thợ rèn thường kết hợp với một vài công việc suy nghĩ ở mức độ nhẹ nhàng (công việc suy nghĩ dạng input) như nghe sách nói Audible của Amazon hoặc nghe Podcast lấy thông tin. Nghe podcast hoặc nghe sách nói cũng cần một chút tập trung để lọc lấy thông tin hay. Về đến nhà có thông tin nào hay thì ghi chú lại.
Buổi sáng có những hôm phải chuẩn bị tài liệu báo cáo, thợ rèn sẽ tắt email, và những thứ khác có thể làm phiền. Nếu hôm nào có thời gian sẽ chuyển sang văn phòng nhỏ vắng người hơn để tập trung, hoặc giả vờ đeo tai nghe để người khác không tới bắt chuyện. Lúc suy nghĩ có thể cầm sẵn cuốn sổ để ghi chú. Ghi chú là công việc theo thói quen với thợ rèn, nó không tốn nhiều năng lượng, nên việc bắt cặp này với thợ rèn nhìn chung là khá ổn.
Đối với những việc nhỏ nhỏ, không phải suy nghĩ nhiều ví dụ như gửi hàng mẫu, trả lời email (đơn giản), trả lời tin nhắn đồng nghiệp, đọc tin tức… thì thợ rèn gom lại làm cùng lúc. Tức những việc này có thể xử lý theo Multitask mà không lo bộ não bị quá tải.
Thợ rèn làm trong lĩnh vực hoá chất, làm về gia công. Có những hôm dùng phần mềm CAD/CAM để xuất chương trình gia công. Máy tính cũng được nâng cấp với cấu hình khá cao, cơ mà có những hôm máy tính vẫn bị đơ. Việc bị đơ này không khác gì bộ não của chúng ta bị quá tải.
Để làm việc hiệu quả mà vẫn tận dụng được thời gian, ngoài 3 bí quyết kể trên thợ rèn còn nghĩ rằng nỗ lực cố gắng mỗi ngày để những việc mà trước đây được xếp vào công việc phải suy nghĩ thì nay có thể chuyển sang công việc theo thói quen. Điều này cũng tương đương với việc năng lực của ta đã được nâng cấp, nhờ đó ta không quá khó khăn cho việc kết hợp nhiều việc mà trước kia ta không thể thực hiện.
Thợ rèn sau hơn 5 năm làm việc đã thử nhiều phương pháp, và nhận thấy việc phân chia công việc này có vẻ phù hợp với mình nhất. Các bạn có thể tham khảo để thử áp dụng cho công việc thường ngày. Nếu chỉ nghe nhạc và trả lời tin nhắn (xã giao) mà đã quá tải thì chứng tỏ cần phải nâng cấp bản thân thêm. Nếu vừa có thể đọc sách vừa có thể nghĩ được ý tưởng cho dự án sắp tới thì chứng tỏ level bạn đã khá cao đấy.
— By Thợ rèn