Dưới đây thợ rèn chia sẻ một vài nội dung của Hayashi Osamu, người nổi tiếng với câu nói 今でしょ trên đài truyền hình Nhật Bản. Hayashi Osamu có năng lực tuyệt vời, đồng thời cũng truyền cảm hứng rất lớn cho các bạn trẻ Nhật Bản. Dưới đây là những điểm chung của những người làm được việc được nhìn từ kinh nghiệm của thầy giáo 今でしょcác bạn nhé.
Bàn làm việc gọn gàng
Tôi có gặp nhiều người. Tôi nhận thấy những người làm được việc là những người có bàn làm việc gọn gàng. Nhiều người trên bàn dán rất nhiều giấy nhớ, dán một cách random. Nhưng cách làm này không ổn. Vừa lộn xộn vừa không biết mình cần phải xử lý việc gì? Nên làm việc gì trước.
Dán giấy nhớ hay ghi chép là chuyện bình thường. Nhưng dù làm chuyện bình thường cũng cần có quy tắc. Ví dụ ta sẽ vẽ hai trục. Một trục thời gian ghi khẩn cấp và không khẩn cấp. Một trục ghi mức độ quan trọng, công việc quan trọng và công việc không mấy quan trọng. Mỗi công việc khi nhận được hãy sắp xếp và đưa chúng vào các nhóm. Tuyệt đối không dán random. Khi dán xong sẽ tự khắc thấy được mức độ ưu tiên. Đương nhiên việc quan trọng và khẩn sẽ cần phải làm đầu tiên, nhưng cũng cần lưu ý những việc cần được ưu tiên tiếp theo là quan trọng và không khẩn. Không ưu tiên, ngày mai việc đó sẽ bị đưa lên thành việc khẩn. Việc khẩn nhưng không quan trọng cố gắng hạn chế. Cần thiết có thể chuyển cho người khác. Việc không khẩn, không quan trọng hãy nghĩ cách bỏ đi hoặc tìm cách tự động hoá. Nếu cần thì bỏ tiền mua công cụ xử lý cũng ok.
Tạo vị thế trước khi bắt đầu câu chuyện
Con người có một đặc tính đó là trước khi bước vào câu chuyện họ đã quyết định có nên nghe người đối diện hay không rồi. Ai có uy lực và khiến người khác phải nghe, họ sẽ lắng nghe. Ngược lại ngay từ đầu người mà họ đã không muốn nghe thì dù có nói đúng họ cũng không nghe. Bởi vậy trong giao tiếp có thể nói trước khi xung trận kết quả dường như đã được quyết định. Để quyết định được trận chiến, không phải nói được những điều đúng đắn, mà nên là tạo được vị thế mà khiến người khác phải (muốn) nghe mình. Việc còn lại là chờ thời gian và địa điểm phù hợp để nói. Các bạn ạ, con người không nghe những lời nói đúng, họ cho rằng vì người họ muốn nghe đã nói nên điều được nói ra là đúng.
Không phân biệt thích hay không thích Một khi đã nhận tiền thì đã vượt qua giới hạn thích hay không thích. Nếu bạn có tiền và muốn chi tiêu, việc chọn thứ mình thích hay không thích là chuyện đương nhiên và nên làm. Nhưng khi đã nhận tiền để làm việc thì không còn là thế giới của việc phân biệt thích hay không thích nữa. Việc quyết định ở đây là mình có thể tự hào tới mức độ nào đối với chất lượng công việc mình đã hoàn thành. Đó là professional.
Ví dụ người làm một tiệm bánh ngon, ngon cực ngon nhé. Tôi muốn hỏi các bạn liệu nhân viên ở tiệm bánh có thích việc nướng bánh hay không? Tôi cá là không có chuyện 100% nhân viên thích việc nướng bánh, nhưng họ có thể tự hào về chất lượng tuyệt vời mà người khác, khách hàng công nhận.
Cuộc sống có một số người làm công việc mà họ yêu thích. Tôi nghĩ họ may mắn và là thiểu số. Phần lớn không phải thế. Tôi cũng vậy. Lúc đầu tôi không thích công việc hiện tại. Hồi đó tôi đăng ký làm giáo viên dạy toán. Tôi thích toán, nhưng sau đó tôi chuyển qua văn học hiện đại. Lý do vì sao ư? Vì đối thủ của tôi bên toán quá mạnh. Tôi biết tôi bước vào sàn đấu đó tôi sẽ thua. Không, tôi sẽ bị đá văng ngay lập tức. Tôi khó có thể thắng được những người đã được tôi luyện bao năm tại trường đại học. Nhưng đồng thời tôi cũng nhìn ra được với bên văn học hiện đại, với năng lực và đội ngũ lúc bấy giờ tôi có thể thắng. Do đó tôi đã chuyển mục tiêu, và thực tế là tôi đã không sai. Lúc bấy giờ tôi đâu có còn quan trọng chuyện thích hay ghét nữa đâu.
Con người không nghe những lời nói đúng, họ cho rằng những người họ muốn nghe đã nói nên điều được nói ra là đúng!
Hayashi Osamu
Làm mọi chuyện đơn giản
Công việc nên biến mọi thứ đơn giản và nhẹ nhàng. Ví dụ báo cáo hay bản đề án là những thứ nay được yêu cầu thì mai hãy nộp luôn. Đừng ngâm cả tuần. Khi nộp báo cáo sớm, ta sẽ nhận được 2 phản ứng từ đối phương:
- À, cô (cậu) mới chỉ làm được tới mức này
- Chỗ này làm theo hướng này có phải ok hơn không?
Tức ta vừa thông báo về trạng thái, cách hiểu của ta đồng thời ta cũng bật chế độ sẵn sàng tiếp nhận những đóng góp, lời khuyên từ người khác. Khi có được điều này ta sẽ biết được phương hướng cần đi. Có phương hướng mọi chuyện đơn giản hơn, ta cũng biết những việc gì cần làm, cần bổ sung. Hơn nữa, khi công việc có sự góp ý từ cấp trên thì hiếm khi bị phản đối lắm. Tin tôi đi, hồi trẻ tôi đã làm thế rất nhiều rồi. Bạn sẽ tiết kiệm thời gian phải sửa đi sửa lại, đồng thời cũng khiến cho cái đầu của bạn thông thoáng hơn là phải phân vân làm như thế này có ổn hay không?
Việc nộp sớm cũng có cái lợi. Nộp sớm nên chất lượng có hơi tệ thì cũng không bị mắng. Có bị mắng tôi nghĩ cũng chẳng mất gì, ngược lại còn nhận được những lời khuyên. Có bị mắng cũng chỉ cần nhẹ nhàng đáp lại, “trong khoảng thời gian còn lại em sẽ hoàn thành tốt hơn” vì rõ ràng mình vẫn còn dư thời gian để nâng cao chất lượng.
Các bạn nhớ nhé, làm mọi chuyện đơn giản, đơn giản thì ta làm được nhiều việc. Làm được nhiều việc ta có nhiều kinh nghiệm và tự tin. Có kinh nghiệm và tự tin ta lại có thể biến chuyện phức tạp thành đơn giản và nhẹ nhàng. Những ai đang suy nghĩ mọi chuyện phức tạp hãy thử biến mọi chuyện theo hướng đơn giản xem sao nhé.
Thời điểm phù hợp nhất là lúc này 今でしょ？
Nếu bạn muốn làm NGAY LÚC NÀY là phù hợp nhất. Không có thời điểm nào khác phù hợp hơn đâu. Cũng đừng đợi thời điểm thích hợp khác trong tương lai vì thời gian tương lai có thể có chứ cảm xúc “muốn làm” thì chỉ có tại một thời điểm mà thôi. Con người là thiên tài tìm ra lý do cho việc “không thể” hoặc “không làm”. Bởi vậy tôi luôn ưu tiên cảm xúc, khi trong đầu xuất hiện tâm trạng muốn làm, tôi sẽ ưu tiên làm việc đó tức tôi sẽ “ép” bản thân làm. Những việc khác theo kinh nghiệm của tôi, bằng cách nào đó ta có thể sắp xếp và hoàn thành một cách ok. Không có quá nhiều việc mà khiến mình bắt buộc phải làm ngay lập tức vậy nên một khi cảm xúc đã lên tiếng, đừng trì hoãn, hãy thử một bước đầu tiên.
Trích chia sẻ của Hayashi Osamu (林修) bậc thầy đào tạo sinh viên vào trường đại học Tokyo (Todai) tại Nhật.Ghi và biên tập bởi Thợ rèn