Bạn nào đã ra trường làm việc cho công ty Nhật, bao gồm cả làm kỹ thuật hay làm tại bộ phận gián tiếp, mỗi ngày đều phải làm việc với rất nhiều email. Ít thì khoảng mấy chục email, nhiều thì khoảng vài trăm email. Số email phải xử lý cùng từ vài chục tới cả trăm chiếc. Bên cạnh đó, các bạn còn phải soạn thảo văn bản, ai làm sale thì phải chuẩn bị báo giá, ai làm kỹ thuật thì cần soạn bản tính năng máy móc thiết bị, ai mới vào công ty thì phải ghi biên bản và gửi tới mọi người tham gia.
Những công việc này lặp đi lặp lại, và có thể ngốn rất nhiều thời gian. Thời gian đầu vào công ty thợ rèn cũng khá lúng túng trong việc sử dụng email và các công cụ văn phòng để làm việc. Hồi đầu, nhân viên mới thường phải viết cáo cáo công việc hàng ngày. Những bạn nào làm nhanh, cuối ngày các bạn đấy ngồi gõ gõ tạch tạch 5-10 phút là xong, thợ rèn có khi phải mất cả tiếng, về nhà còn bật máy tính lên chỉnh chỉnh sửa sửa, đọc đi đọc lại xem có nhầm lẫn gì không. Cẩn thận là tốt,nhưng cần thận quá thì sẽ tốn thời gian không còn thời gian để làm việc khác.
Email cũng vậy. Trong tiếng Nhật có những câu từ cố định, email nào gần như cũng phải cho vào. Như trong công ty thợ rèn thì luôn bắt đầu bằng chữ 「お疲れ様です。」 đối với người trong công ty, 「お世話になります」đối với người ngoài công ty. Rồi có những trường hợp làm việc với người Nhật có chữ kanji khó, hoặc phải gửi email cho nhóm, mà nhiều lúc nhớ không có ra. Cũng có lúc thấy sempai gõ email, soạn văn bản, làm tài liệu trao đổi với đối tác dùng rất nhiều ký hiệu hay, đẹp, dễ nhìn mà không biết sempai gõ như thế nào.
Quan sát mọi người, thợ rèn cũng học lỏm được cách họ làm việc, và nhận thấy trong bàn phím tiếng Nhật có một chức năng rất hay, đó là chứng năng đăng ký từ điển. Chức năng này cho phép gõ tắt từ, máy tính sẽ gợi ý hoặc hiện từ mà ta đăng ký lên đầu tiên để lựa chọn. Cách này hiện thợ rèn vẫn đang sử dụng và giúp thợ rèn tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi làm việc với văn bản tiếng Nhật. Trong bài này, thợ rèn chỉ lọc ra những nội dung mà thợ rèn thường dùng, các bạn có thể tự tạo cho mình danh mục những từ thường sử dụng. Cách đăng ký, các bạn google với từ khoá 単語登録 là sẽ ra hết cách làm. Bạn nào dùng window gõ phím tắt Ctrl + F7 để mở cửa sổ thao tác và áp dụng ngay nhé. Thợ rèn không đăng ký quá nhiều, thợ rèn ưu tiên những từ thường dùng với tần suất cao nhất. Dưới đây thợ rèn chia ra làm ba nhóm chính như sau:
Từ thường dùng, câu từ cố định
Đây là những câu từ thường dùng nhất. Mặc định xuất hiện trong email, văn bản. Ngày nào cũng dùng, email nào cũng động tới. Dùng một mail thì bớt được chừng10s gõ, dùng ngày 30 mail thì tiết kiệm được chừng 300s tương đương với khoảng 5 phút. Năm làm việc 240 ngày thì tiết kiệm được 1200 phút, tức khoảng 20 tiếng, bằng 3 ngày làm việc. Mỗi ngày tích góp một chút, cả năm ra được rất nhiều thời gian các bạn ạ.
おせ→ お世話になります。NomudasのTho Renです。
おつ→ お疲れ様です。
よろ→よろしくお願い致します。
あり→ ありがとうございました。
い→ 以上です。
Địa chỉ, tên riêng, không nên sai
Danh mục này thường dành cho những email nhóm, tên công ty, tên khách hàng khó. Trong tiếng Nhật có những chữ kanji rất giống nhau nhưng về cơ bản là khác nhau. Thợ rèn lấy ví dụ chữ Đức, có hai chữ đức, 徳 là chữ không có gạch ngang trước bộ tâm. Còn chữ 德 các bạn để ý có thêm một nét ngang phía trên bộ tâm. Tên người cần chuẩn, không nên sai. Ai gọi thợ rèn là thợ rén là thợ rèn sẽ giận và không thèm nhìn mặt. Tương tự, với đồng nghiệp, đối tác, khách hàng, những chữ khó dễ nhầm lẫn cũng không nên sai. Để tránh việc này chức năng từ điển là rất hữu ích. Dưới đây thợ rèn lấy một số ví dụ các bạn tham khảo và chuyển thành bản của mình nhé.
の→ Nomudas株式会社
と→トヨタ株式会社
きた→ 木樽様
11→ Group Email của nhóm
かいじゅ→ Địa chỉ công ty …
Ký hiệu, những ký hiệu hay
Cái này có thể gọi là đặc trưng của người Nhật. Họ có rất nhiều ký hiệu như danh sách dưới đây. Thợ rèn chỉ liệt kê một vài thứ thường dùng. Các bạn thấy có nhiều hơn hoặc có những ký hiệu đẹp hơn thì có thể cho vào danh sách riêng để sử dụng.
う→「↑」
し→「▫️」
こ→「※」
さん→「▲」
まる→「◉」「●」「◯」
や→「⇨」
か1→「【】」
か2→「『』」
Sau khi có danh sách, thợ rèn nghĩ các bạn có thể ghi chú vào trong note, để khi bổ sung từ nào có thể cập nhật theo danh sách ba nhóm kể trên. Ban đầu chưa quen có thể in ra và ép mình dùng từ viết tắt. Qua một tuần sẽ nhớ và dùng quen.
#0- By thợ rèn ngày học phím tắt